Introduktion av nyanställd (preboarding och onboarding)
Nyanställda påverkas i högsta grad av hur de upplever program för introduktion (preboarding och onboarding). De första dagarna i en anställning lägger grunden för hur snabbt en nyanställd hittar rätt relationer och kontakter för att landa rätt i sin nya roll. Små insatser i form av ett genomarbetat program för introduktion har stor påverkan på upplevelsen. Därav finns all anledning att säkerställa ett bra program för introduktion och onboarding av nyanställda så att de personer man anställer trivs och blir långsiktiga medarbetare.
Introduktion och onboarding av nyanställda medarbetare har seglat upp som en allt viktigare del av HR i takt med att kampen om talangerna hårdnat. Det gäller inte minst inom tech och IT. En nyanställd formar tidigt intrycket av sin nya anställning och arbetsgivare. Som ny medarbetare blir i det avseendet de första månaderna, veckorna men även dagarna viktiga.
Utöver att ge rätt intryck tidigt kan ett introduktionsprogram med preboarding och onboarding ge en nyanställd en väg in i sin nya tjänst och anställning. Att snabbt upprätta de rätta kontakterna ger en ny medarbetare relationer på sin nya arbetsplats och tryggheten att man är i de dialoger som man behöver för att kunna genomföra sitt jobb som nyanställd.
Program för introduktion av nyanställda bör innehålla både preboarding och onboarding. På så vis ökar trivseln och en nyanställd får snabbare de relationer och kontakter som behovs för att landa rätt i sin nya roll.
Checklista för introduktion och onboarding av nyanställda
En effektiv introduktion och onboarding av en ny medarbetare handlar om planering, schemaläggning och stödmaterial. Planeringen syftar till att helt enkelt på förhand fundera igenom vad den nyanställde behöver för att komma in i sin roll.
Vilka personer bör en nyanställd träffa för att lyckas i sin roll?
Hur kan man underlätta för chefer och mentorer att lyckas?
Hur får man den nyanställda att känna sig välkommen?
Vilka rutiner och mallar behöver den nyanställda tidigt i sin roll?
Vilka introduktionspass med introduktion från kollegor bör läggas in?
Vilka externa relationer bör upprättas?
Vilka system behöver ges introduktion till?
Det är mer än man tror som bör inkluderas in ett lyckat introduktionsprogram för nyanställda och det finns checklistor att tillgå för att se till att man täcker upp alla perspektiv. Att bara planera för den första veckan är en start men långt ifrån tillräckligt.
Ett litet exempel på små saker som gör skillnad kan vara en blomma som väntar på skrivbordet första dagen. kan göra större nytta än man tror och kan även leda till att den nyanställda organiskt sprider budskap som gynnar employer branding externt.
Preboarding ny medarbetare
Utöver program för introduktion och onboarding av nyanställd har man mycket att vinna på att även skapa program för preboarding av en ny medarbetare.
Vad är då preboarding? Ofta är det flera månader från dess att en ny medarbetare signerat anställningsavtal till första dagen på jobbet. Denna period brukar kännetecknas av en att en engagerad nyanställd gärna så tidigt som möjligt kan börja förbereda sin nyanställning.
”Jag vill känna mig trygg när jag börjar ett nytt jobb. Jag uppskattar därför möjligheten att förbereda mig även innan första dagen.”
Ett program för preboarding kan hållas mycket enkelt men det finns även utrymme för en högre ambitionsnivå som gynnar såväl arbetsgivare som nyanställd. Det bör finnas en balans så att en ny medarbetare inte känner sig utnyttjad men möjligheten att snabbt, tryggt och smidigt komma in i sin nya anställning ses ofta som en förmån. Precis som i fallet introduktion och preboarding bör man använda god planering, checklistor m.m. för att utforma ett program för preboarding som faller väl ut.
Preboarding, introduktion och onboarding kompletteras med Offboarding
Offboarding är en process och ett program för hur man avslutar en anställning. Offboarding innefattar ofta ren administration såsom hantering av systemuppgifter och arbetsredskap m.m. Men offboarding spelar även en roll i den totala upplevelsen av anställningen och kan användas för att utveckla introduktion av nyanställd och även hela anställningen i stort.
Avslutningssamtal med alla som slutar är en viktig pusselbit för att utveckla sig själv som arbetsgivare åt rätt håll. Program för preboarding, introduktion och onboarding av nya medarbetare bör återanvändas och vidareutvecklas. På så vis ökar kvaliteten avsevärt. I samband med just avslutningssamtal har man en extra möjlighet att få en ärlig bild av hur man upplevs som arbetsgivare då den anställda kan släppa lite på ett upplevt behov av att skönmåla sina upplevelser. Den anställda är helt enkelt inte i samma beroendeställning när anställningen är avslutad. Ett avslutningssamtal som utförs på rätt vis kan även landa bra hos medarbetaren som slutar och därmed öka möjligheterna till en ”happy leaver”.
Kontinuerlig utveckling av preboarding, introduktion och onboarding av nyanställda medarbetare
Tänk på att redan från början hitta ett sätt att utforma program för preboarding, introduktion och onboarding av nyanställda så att man har maximala möjligheter att just återanvända och vidareutveckla. Att tidigt skapa checklistor, mallar och rutiner är ett sätt att lägga grunden för en kontinuerlig utveckling som på sikt kommer forma en konkurrensfördel. Långsiktigt ökande förmåga att preboarda, introducera och onboarda nyanställda medarbetare blir extra viktigt om du har en roll där du över tid anställer många medarbetare.
Employer Branding och introduktion – koppling till preboarding, onboarding och offboarding
Ett genomarbetat program för introduktion av nya medarbetare i form av preboarding, onboarding och offboarding har stor inverkan på Employer Branding. Nya anställda har en tendens att vara extra synliga och aktiva i att sprida varumärke. Att de känner sig välkomna hos sin nya arbetsgivare påverkar därmed inte bara sannolikheten att de själva blir långsiktiga och framgångsrika. De sprider ofta mer än gärna sina positiva upplevelser externt och bidrar därmed till Employer Branding.
(Det enkla exemplet med välkomstblomma ses inte sällan i poster på linkedin. Inte för att det är så vanligt utan helt enkelt för att de få som välkomnar med en blomma sticker ut och därmed blir uppmärksammande.)
Även offboarding påverkar Employer Brading då det ger verktyg till bättre hantering av anställda och ökar andelen happy leavers.
Chefens roll vid introduktion av nyanställd medarbetare
Genom ett väl genomarbetat program för preboarding, introduktion och onboarding av nyanställda medarbetare underlättar du för chefer, mentorer och andra att uppfylla sina roller i relation med de personer du har för avsikt att introducera. Som chef och i andra stödfunktioner har man ofta mycket på sitt bord och att de ha en färdig planering att falla tillbaka på kan vara helt avgörande för sin egen arbetssituation men även för hur man lyckas med sitt uppdrag.
Ett av de vanligaste felen chefer gör är att de missar de regelbundna möten som leder till starka utvecklingsplaner med de anställda som de är chefer över. Detta gäller i än högre grad just nyanställda medarbetare där avstämningar tidigt kan göra stor skillnad.
Läs mer:
Det finns mängder av material och artiklar att läsa om hur man framgångsrikt skapar ett program för introduktion av nyanställda medarbetare. Ett exempel är denna artikel ur tidningen kollega:
Ants Tech Recruiters hjälper dig även att rekrytera rätt medarbetare inom tech
Läs mer: